Välkommen till Linnéuniversitetet. En plats för kunskap, idéer och utveckling. För växtkraft och framtidstro. I Småland, i världen.
Lokal- och serviceavdelningen (LOS) är en avdelning inom den gemensamma förvaltningen och ansvarar för lokalplanering, lokaladministration, lokalvård, vaktmästeri, copycenter och infocenter. Inom avdelningen finns ca 110 anställda med placering både i Växjö och i Kalmar.
Linnémöten är Linnéuniversitetets interna konferens- o... Visa mer
Välkommen till Linnéuniversitetet. En plats för kunskap, idéer och utveckling. För växtkraft och framtidstro. I Småland, i världen.
Lokal- och serviceavdelningen (LOS) är en avdelning inom den gemensamma förvaltningen och ansvarar för lokalplanering, lokaladministration, lokalvård, vaktmästeri, copycenter och infocenter. Inom avdelningen finns ca 110 anställda med placering både i Växjö och i Kalmar.
Linnémöten är Linnéuniversitetets interna konferens- och evenemangsverksamhet som hjälper till med planering och genomförande av konferenser och arrangemang förlagda till Linnéuniversitetet och/eller med universitetet som värd. Vi söker nu en konferenssamordnare med placering på Infocenter i Växjö.
Arbetsbeskrivning
I rollen som konferenssamordnare kommer du tillsammans med uppdragsgivare att planera, samordna och genomföra olika typer av evenemang inom och utanför universitetet. Uppdragen, som ofta består av forskarkonferenser, nätverkskonferenser och högtidsceremonier, varierar mycket i storlek och ansvar. Tillsammans med dina kollegor kommer du också att arbeta med utveckling, utvärdering och uppföljning av evenemangs- och konferensverksamheten. Du kommer att ingå i lokal- och serviceavdelningens evenemangsgrupp och samarbeta med Kommunikationsavdelningen.
Som konferenssamordnare tar du emot och hanterar förfrågningar från interna och externa kunder, håller i planering- och uppföljningsmöten med kund, ansvarar för deltagaradministration, fakturering, interndebitering samt samordning av lokaler, catering, lokalvård, vaktmästeri, teknisk support, säkerhet etc. På begäran av kund är du även behjälplig med att upprätta budget eller kostnadskalkyl för evenemang och ser till att budgeten inte överskrids. Du har även det övergripande ansvaret för fakturering och interndebiteringar av lokalhyra och övriga kostnader för samtliga evenemang som genomförs inom gruppen. Du deltar aktivt i avtalsförhandlingar och upphandlingar som rör området.
Kvalifikationer
För att vara aktuell för tjänsten behöver du ha dokumenterad flerårig erfarenhet av att samordna större evenemang i samtliga delar, från planering till genomförande och uppföljning.
Du ha mycket lätt för att samarbeta med många olika personer och skapar goda relationer och förtroende. Du är en lagspelare och en kreativ problemlösare som fokuserar på en hög servicegrad och leveranssäkerhet. Du arbetar strukturerat, är bra på att prioritera och du har förmågan att överblicka och se samband. Du har en mycket god administrativ förmåga.
Tidvis kräver arbetet att du kan arbeta i ett högt tempo och därför är det bra om du trivs i situationer där mycket ska hanteras och fungera samtidigt. I arbetet möter du människor från olika delar av världen, varför du måste kunna tala både svenska och engelska obehindrat. Kunskaper inom eventsystemet Axaco samt erfarenhet från liknande arbetsuppgifter på universitet eller högskola är meriterande.
Anställningsvillkor:
Placeringsort: Växjö
Omfattning: 100 %.
Varaktighet: tillsvidare, provanställning 6 månader tillämpas
Tillträde: Snarast eller enligt överenskommelse
Information:
Upplysningar kan lämnas av sektionschef Sara Carlsson,
[email protected] 0470-708539, alternativt HR-partner Stina Andersson
[email protected], 0480-446033.
Fackliga företrädare nås via universitetets växel, tel: 0772- 28 80 00
Välkommen med din ansökan senast den 10 oktober, 2019.
Linnéuniversitetet har ambitionen att tillvarata de kvaliteter som en jämn könsfördelning och mångfald tillför organisationen.
Registrera din ansökan via knappen "Ansök" längst ned i annonsen. De meriter Du åberopar ska Du styrka med intyg och de ska bifogas digitalt i din ansökan. Ansökan och övriga handlingar ska märkas med anställningens diarienummer. Alla handlingar som åberopas ska vara inkomna till universitetet senast kl. 24.00 sista ansökningsdagen.
Vi undanber oss telefonsamtal från försäljare av jobbannonser.
Visa mindre