Lediga jobb som Nämndsekreterare i Växjö

Ingen arbetsdag är den andra lik hos oss på Växjö kommun. Ibland tar vi hand om de små sakerna och ibland om de riktigt stora. Oavsett vilket innebär det en arbetsdag som betyder något på riktigt. Vi är drygt 7 000 medarbetare som tillsammans jobbar för att skapa en bra dag, varje dag.

Hos oss får du möjlighet att göra skillnad och samtidigt växa och utvecklas. Här finns en stor bredd av yrken och karriärmöjligheter, gemensamt för dem alla är att de bygger och skapar vårt framtida Växjö. Vill du dela vår arbetsdag?

Jobba för en bra dag. Varje dag.

ARBETSUPPGIFTER
Som förvaltningssekreterare arbetar du med samordning, handläggning och administration kopplat till omsorgsnämnden. I arbetet bidrar du till att nämndens olika beredningar, utskott och sammanträden fungerar effektivt. Det omfattar uppgifter såsom att ta fram kallelser, dagordningar, protokoll och expediera beslut.

Du kommer att arbeta med handläggning av ärenden, såsom underlag för beslut och prövning vid utlämning av allmänna handlingar. Du kommer att ta fram svar till allmänhet, externa aktörer samt interna funktioner. Du arbetar även med posthantering, diarieföring och arkivering samt deltar i arbete med dokumenthanteringsplanen, arkivbeskrivning och arkivinspektion.

Vi ser att du är drivande i att kvalitetssäkra arbetet med mötesstrukturer, dokumentation och dokumenthantering på förvaltningen. En rättssäker och effektiv administration och myndighetsutövning är ledord inom uppdraget. Som förvaltningssekreterare samarbetar du med och fungerar som ersättare för vår registrator som också ersätter dig vid din frånvaro. Du har ett nära samarbete med övriga medarbetare på avdelningen.

Konkreta arbetsuppgifter för förvaltningssekreteraren kan vara att:

·         Samordna och kvalitetssäkra beslutsunderlag, handläggning och protokoll inför omsorgsnämndens möten.

·         Ge råd och stöd till förtroendevalda och tjänstepersoner i ärendeberedning och tolkning av kommunallagen

·         Delta aktivt i beredningsmöten och stödja förtroendevalda i deras beslutsfattande.

·         Utreda och analysera frågeställningar från nämnd/ledningsgrupp samt ta fram underlag för beslut i förhållande till lagstiftning och regelverk

·         Arbeta med rutiner, riktlinjer samt synpunkter på verksamheten

·         Genomföra utredningar och ta fram yttranden till andra myndigheter

·         Samordna arbetet med statsbidrag tillsammans med kollega

·         Vara sekreterare i kommunala pensionärsrådet (KPR) och anhörig- och omsorgstagarrådet

·         Administrera behörigheter i verksamhetssystemet Stratsys

Förutom ovanstående medverkar du i arbetet med internbudget och delårs- och årsrapporter. Du är medspelare i ett team med olika professioner som stöttar varandra där ett gemensamt ansvar tas för avdelningens olika frågor.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som

·         har en akademisk utbildning med inriktning mot juridik, statsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig

·         har erfarenhet av diarieföring, dokumenthantering och av att systematisera och strukturera information och handlingar inom offentlig förvaltning

·         har goda kunskaper i programvarorna Word, Excel och Powerpoint samt i administrativa system

·         har mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift (du uttrycker dig klart och professionellt)

·         har dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom offentlig sektor.

·         har arbetslivserfarenhet som förvaltningssekreterare eller av att ansvara för beslutsprotokoll i andra sammanhang.

Du ska ha en god administrativ förmåga samt ha god kunskap om lagar, bestämmelser och standarder inom offentlig förvaltning. Goda datafärdigheter är viktigt, liksom B-körkort. Det är meriterande med erfarenhet från att verka i en politiskt styrd organisation samt av arbete i digitala system för ärende- och dokumenthantering (till exempel Ciceron) och system för verksamhetsuppföljning (till exempel Stratsys).

Arbetet som förvaltningssekreterare är varierande och innefattar kontakt med chefer, förtroendevalda, handläggare, media och allmänhet vilket innebär att det ställer krav på bemötande, samarbetsförmåga och flexibilitet. För att passa i jobbet tror vi att du är en strukturerad och noggrann person med sinne för ordning. Du har hög social förmåga och är serviceinriktad, trivs med att samarbeta, är kommunikativ och kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Du är lösningsfokuserad, har handlingsförmåga och engagemang samt kan självständigt driva ditt arbete. Vidare kan du snabbt växla mellan olika frågor och har god förmåga att prioritera, planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

 För att bli aktuell för anställning behöver du uppvisa utdrag ur polisens belastningsregister för kontroll av egna uppgifter i belastningsregistret/enskild person (442.3) enligt 9 § 1 st. Beställning av utdrag ur belastningsregistret kan göras på https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/

ÖVRIGT
Växjö kommuns anställda ska spegla den mångfald som finns i kommunen. Vi välkomnar sökande oberoende av ålder, kön och utländsk bakgrund.

Som tillsvidareanställd blir du som regel krigsplacerad i vår organisation.

Du söker tjänsten genom länken i denna annons. Det är viktigt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot andra sökande.

CV- och annonsförsäljare undanbedes. Visa mindre

Växjö kommun är Kronobergs läns största arbetsgivare med cirka 7 000 anställda fördelade på 600 arbetsplatser och 250 yrken. Koncernen består av åtta förvaltningar och fem bolag. Vår uppgift är att leverera god grundservice och kundnytta som skapar värde för de vi är till för, våra kommuninvånare, företagare och kunder.

På tekniska förvaltningen arbetar vi med kommunens trafik, gator, vägar, parkering, parker, sjömiljö, skog samt försörjning av vatten och avlopp. Det är områden som är viktiga grundläggande funktioner för att ett samhälle ska fungera och ge invånarna en god livsmiljö.

Förvaltningen består av cirka 200 medarbetare och är organiserat i fyra avdelningar: Projekt och utveckling, trafik och gata, natur och gestaltning samt va-avdelningen. Projekt och utvecklingsavdelningen består av drygt 20 personer och ansvarar för nämndadministration, registration, verksamhetsutvecklare, projektering, bygg- och projektledning.


ARBETSUPPGIFTER
Du kommer självständigt att ansvara för hela nämndprocessen, alltifrån förberedelser av handlingar och kallelser inför nämndsammanträden, protokollföring samt efterarbete. I processen ingår exempelvis att tillse att nya ärenden finns med i planeringen vid de veckovisa beredningsmötena samt att de fördelas till vald handläggare. Tillsammans med nämndordförande och föredragande tjänsteperson svara för tidsplanering och ärendeberedning. Vidare ansvarar du för att sammanställa ärenden, protokollföra vid de möten som hålls med de folkvalda politikerna, som presidieberedningsmöten, arbetsutskotts- och nämndsammanträden. Du ger stöd och service till förtroendevalda, förvaltningens chefer och medarbetare inom ditt ansvarsområde samt är behjälplig vid skrivande av remissvar, yttrande och utredningar.

KVALIFIKATIONER
Du har relevant högskoleutbildning inom offentlig förvaltning/statskunskap eller samhällsvetenskaplig inriktning. Meriterande är goda kunskaper inom kommunal- och förvaltningsrätt samt tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter gärna inom en politisk styrd organisation.

För att lyckas i din roll som nämndsekreterare är du en person som planerar, organiserar och prioriterar aktiviteter effektivt. Som person är du stabil och har förmågan att arbeta både självständigt och i grupp på ett strukturerat sätt. Du tar stort eget ansvar och tycker det är spännande med förbättringsarbete.

Du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan!


ÖVRIGT
Växjö kommuns anställda ska spegla den mångfald som finns i kommunen. Vi välkomnar sökande oberoende av t ex ålder, kön och etnicitet. Visa mindre

Växjö kommunkoncern är Kronobergs läns största arbetsgivare med ca 7 000 anställda fördelade på 600 arbetsplatser och 250 yrken. Koncernen består av åtta förvaltningar och fem bolag. Vår uppgift är att leverera god grundservice och kundnytta som skapar värde för de vi är till för, våra kommuninvånare, företagare och kunder.

Tillsammans skapar vi en attraktiv kommun där man vill bo, utvecklas och driva företag. Som anställd i Växjökommunkoncern tar du tillvara på individers olikheter, möter medarbetare och invånare med respekt och jobbar för att skapa en hållbar framtid.

ARBETSUPPGIFTER
Som kanslisekreterare har du en viktig roll i kommunens ärendeprocess som sekreterare och registrator i några av de olika beslutsorgan som kansliavdelningen har hand om. Dessa inkluderar kommunstyrelsen med dess utskott, kommunens revisorer samt några av de kommunala hel- och delägda bolagen.

Tillsammans med dina kollegor ansvarar du för ärende- och beslutsprocessen för de beslutsorgan som beskrivs ovan. Din huvudsakliga arbetsuppgift är att samordna beredningen av ärenden inför sammanträdena samt att planera, genomföra och protokollföra sammanträden. Kanslisekreteraren har också en viktig roll i det kontinuerliga arbetet med utveckling av ärendehandläggning, nämndsadministration och beredningsförfarandet.

Uppdraget omfattar också administrativa uppgifter kopplade till diarieföring och arkivering samt support och stöd till handläggare och förtroendevalda.

Arbetet som kanslisekreterare erbjuder självständiga arbetsuppgifter och goda utvecklingsmöjligheter.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har examen inom det samhällsvetenskapliga området med inriktning mot statsvetenskap och offentlig förvaltning eller annan lämplig akademisk utbildning.
Arbetet är mycket varierande och innefattar kontakt med politiker, handläggare och allmänhet vilket ställer stora krav på bemötande, samarbetsförmåga, flexibilitet och ordningssinne.

Du måste ha en mycket god förmåga att uttrycka dig i både tal och skrift.

B-körkort är ett krav.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Rekrytering sker löpande.

Växjö kommun erbjuder en attraktiv arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag eller till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare annonser. Visa mindre